АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТОМАТОЛОГИЧЕСКАЯ КЛИНИКАИ «ВЕРИТА»
УТВЕРЖДАЮ
Глпвный врач_Аллахвердиян Л.С. /
«[_20__]» _августа_ 2026 г.
Приказ № от 20 августа 2026 года
ПОРЯДОК
ведения медицинской документации в электронной форме
1.1. Настоящий Порядок ведения медицинской документации в электронной форме (далее — Порядок) устанавливает единые правила формирования, подписания, регистрации, хранения, предоставления доступа и внесения исправлений в отношении медицинской документации, ведение которой осуществляется в электронной форме в [наименование медицинской организации] (далее — Медицинская организация), с использованием медицинской информационной системы медицинской организации (далее — МИС).
1.2. Целью настоящего Порядка является обеспечение единообразия, достоверности, целостности, сохранности и юридической значимости медицинской документации, формируемой в форме электронных медицинских документов, а также соблюдение прав пациентов и медицинских работников при работе с такой документацией.
1.3. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 07.09.2020 № 947н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов» (действует до 01.09.2026; далее также — приказ Минздрава России № 947н), а с 01.09.2026 — приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 25.03.2026 № 209н, устанавливающим порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов (далее — приказ Минздрава России № 209н), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере охраны здоровья и защиты информации, а также локальными нормативными актами Медицинской организации.
1.4. Действие настоящего Порядка распространяется на всех медицинских работников и иных работников Медицинской организации, осуществляющих формирование, подписание, обработку и хранение медицинской документации в электронной форме, а также на пациентов и их законных представителей в части реализации права на доступ к электронным медицинским документам.
1.5. В настоящем Порядке используются следующие основные термины и определения:
Электронный медицинский документ (ЭМД) — медицинский документ, сформированный в форме, позволяющей передавать его содержание в структурированном виде в форматах, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, и подписанный электронной подписью медицинского работника и (или) медицинской организации;
Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному медицинскому документу или иным образом связанная с ним, которая используется для определения лица, подписывающего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Медицинская информационная система (МИС) — информационная система Медицинской организации, предназначенная для автоматизации процессов формирования, обработки, хранения и передачи медицинской документации, в том числе в электронной форме;
Реестр электронных медицинских документов (РЭМД) — компонент единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ), предназначенный для регистрации сведений об электронных медицинских документах и обеспечения возможности их получения уполномоченными участниками системы здравоохранения;
Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) — государственная информационная система, обеспечивающая информационную поддержку осуществления полномочий в сфере охраны здоровья граждан.
2.1. Электронные медицинские документы формируются медицинскими работниками Медицинской организации в МИС в процессе оказания медицинской помощи в соответствии с видами медицинской документации, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, и требованиями приказа Минздрава России № 947н (с 01.09.2026 — приказа Минздрава России № 209н).
2.2. В соответствии со статьей 92 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ медицинская документация, в том числе сформированная в форме электронных документов, подлежит хранению в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, а состав сведений, включаемых в медицинскую документацию, определяется указанным федеральным органом.
2.3. Состав ЭМД включает структурированную (формализованную) часть, содержащую сведения, необходимые для внесения в РЭМД, и неструктурированную часть в виде электронного образа документа либо текстового содержания, отражающего полный объем сведений медицинского документа.
2.4. Обязательными реквизитами ЭМД являются: наименование документа; дата и время его формирования; сведения о Медицинской организации (наименование, адрес места осуществления медицинской деятельности, код по ОГРН); сведения о пациенте, необходимые для его идентификации; сведения о медицинском работнике, сформировавшем документ (фамилия, имя, отчество, должность, сведения о структурном подразделении); содержательная часть документа, соответствующая его виду; сведения об электронной подписи (подписях), которой подписан документ.
2.5. ЭМД формируются в форматах, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для соответствующего вида медицинского документа, обеспечивающих их структурирование, машинную обработку и передачу в РЭМД без потери данных и с сохранением целостности содержания.
2.6. Требования к оформлению ЭМД включают: соответствие содержания документа его виду и целевому назначению; полноту и достоверность вносимых сведений; отсутствие противоречий между структурированной и неструктурированной частями документа; соблюдение установленной структуры и последовательности разделов документа.
2.7. Ответственность за полноту, достоверность и своевременность внесения сведений в формируемый ЭМД несет медицинский работник, сформировавший данный документ.
3.1. ЭМД подписываются электронной подписью медицинского работника, ответственного за его формирование, и (или) электронной подписью Медицинской организации в зависимости от вида документа и требований, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
3.2. Простой электронной подписью подписываются ЭМД, для которых законодательством Российской Федерации не установлено требование об использовании усиленной электронной подписи, а также документы, отражающие внутренние процессы Медицинской организации, не влекущие правовых последствий для третьих лиц.
3.3. Усиленной неквалифицированной электронной подписью подписываются ЭМД, формируемые медицинскими работниками в рамках оказания медицинской помощи, для которых установлено требование об использовании усиленной электронной подписи, но которые не отнесены к документам, требующим усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.4. Усиленной квалифицированной электронной подписью подписываются ЭМД, содержащие сведения особой юридической значимости (в том числе протоколы врачебной комиссии, медицинские свидетельства о смерти, о рождении, документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, и иные документы, для которых требование об усиленной квалифицированной электронной подписи установлено нормативными правовыми актами), а также ЭМД, подписываемые уполномоченным лицом (руководителем) от имени Медицинской организации.
3.5. Вид электронной подписи, применяемой для подписания конкретного вида ЭМД, определяется в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, и отражается в настройках МИС.
3.6. После подписания ЭМД электронной подписью внесение изменений в содержание документа не допускается; любые исправления оформляются в порядке, установленном разделом 6 настоящего Порядка.
3.7. Медицинские работники обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронной подписи и незамедлительно уведомлять ответственное структурное подразделение Медицинской организации о компрометации либо об утрате ключа электронной подписи.
4.1. ЭМД, подписанный в установленном порядке электронной подписью, подлежит регистрации в Реестре электронных медицинских документов (РЭМД) единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) в соответствии с перечнем видов медицинских документов, подлежащих регистрации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
4.2. Передача сведений об ЭМД в РЭМД осуществляется автоматически средствами МИС Медицинской организации непосредственно после подписания документа электронной подписью, без дополнительных действий медицинского работника.
4.3. При успешной регистрации ЭМД в РЭМД документу присваивается уникальный идентификационный номер, который сохраняется в МИС Медицинской организации и обеспечивает возможность однозначной идентификации документа в информационном пространстве здравоохранения.
4.4. В случае получения от РЭМД отказа в регистрации ЭМД ответственный работник структурного подразделения информационных технологий Медицинской организации устанавливает причину отказа и обеспечивает повторную передачу документа после устранения выявленных несоответствий.
4.5. Контроль за своевременностью и полнотой передачи сведений об ЭМД в РЭМД осуществляется структурным подразделением информационных технологий Медицинской организации на регулярной основе.
5.1. Доступ медицинских работников к ЭМД предоставляется в соответствии с их должностными обязанностями и уровнем полномочий в МИС, определяемым лицом, ответственным за администрирование МИС в Медицинской организации, исходя из принципа необходимой достаточности.
5.2. Медицинский работник имеет доступ к ЭМД пациентов, находящихся у него на лечении (наблюдении), а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об охране здоровья граждан и о персональных данных.
5.3. Пациент либо его законный представитель имеет право на получение доступа к ЭМД, содержащим сведения о состоянии его здоровья, в том числе через личный кабинет пациента на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) либо через региональные информационные системы в сфере здравоохранения, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.4. Предоставление доступа к ЭМД третьим лицам, не указанным в пунктах 5.1–5.3 настоящего Порядка, осуществляется исключительно при наличии письменного согласия пациента (его законного представителя) либо в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, без получения такого согласия.
5.5. Все действия по предоставлению доступа и факты обращения к ЭМД фиксируются средствами МИС в журнале аудита с указанием даты, времени, пользователя и совершенного действия.
6.1. Внесение исправлений и изменений в подписанный ЭМД путем редактирования его содержания не допускается. Первоначальная версия документа не удаляется и подлежит постоянному хранению в МИС.
6.2. В случае необходимости исправления сведений, содержащихся в ранее подписанном ЭМД, медицинский работник формирует новый электронный медицинский документ, в котором указывается на исправление ранее сформированного документа, с указанием номера, даты формирования исправляемого документа и содержания вносимых исправлений.
6.3. Новый (исправленный) ЭМД подписывается электронной подписью в порядке, установленном разделом 3 настоящего Порядка, и подлежит регистрации в РЭМД в порядке, установленном разделом 4 настоящего Порядка.
6.4. МИС обеспечивает сохранение связи между первоначальным и исправленным ЭМД, а также возможность просмотра всей истории версий документа уполномоченными пользователями.
6.5. При использовании ЭМД, в отношении которого сформирован исправленный документ, приоритет имеет исправленный (актуальный) документ, при этом первоначальная версия сохраняет статус исторической записи и не исключается из документооборота.
7.1. ЭМД хранятся в МИС Медицинской организации в течение сроков, установленных для хранения медицинской документации на бумажном носителе соответствующего вида, но не менее сроков хранения бумажных аналогов таких документов.
7.2. Порядок исчисления и соблюдения сроков хранения ЭМД осуществляется с учетом положений письма Министерства здравоохранения Российской Федерации от 10.08.2021 № 18-5/1495, а также иных актов уполномоченных органов по вопросам сроков хранения медицинской документации.
7.3. Хранение ЭМД должно обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, утраты, уничтожения и искажения сведений, а также возможность их воспроизведения в неизменном виде в течение всего срока хранения.
7.4. Резервное копирование ЭМД осуществляется структурным подразделением информационных технологий Медицинской организации на регулярной основе в соответствии с регламентом резервного копирования, утвержденным в Медицинской организации.
7.5. Резервные копии ЭМД хранятся на носителях (в хранилищах), физически и (или) логически отделенных от основной информационной системы, с обеспечением возможности восстановления данных в случае сбоя, аварии либо иного нарушения работоспособности МИС.
7.6. По истечении установленного срока хранения ЭМД уничтожаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Медицинской организации, с оформлением соответствующего акта.
8.1. Ведение медицинской документации в электронной форме не исключает возможности одновременного либо последующего оформления соответствующих документов на бумажном носителе в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации либо настоящим Порядком.
8.2. По письменному заявлению пациента (его законного представителя) Медицинская организация обеспечивает изготовление копии ЭМД на бумажном носителе, заверенной подписью уполномоченного медицинского работника и печатью Медицинской организации (при ее наличии), в срок, установленный законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Медицинской организации.
8.3. В случае временной невозможности формирования ЭМД (сбой МИС, отсутствие технической возможности) соответствующий медицинский документ оформляется на бумажном носителе с последующим внесением сведений в МИС и, при необходимости, формированием ЭМД после восстановления работоспособности системы.
8.4. Медицинский документ, оформленный на бумажном носителе в соответствии с пунктом 8.3 настоящего Порядка, и сформированный на его основании ЭМД должны быть идентичны по содержанию; факт последующего перевода документа в электронную форму отражается в соответствующих сведениях ЭМД.
8.5. Юридическая значимость ЭМД, подписанного электронной подписью в установленном порядке, равнозначна юридической значимости документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлено требование об обязательном составлении документа исключительно на бумажном носителе.
9.1. Медицинские работники и иные работники Медицинской организации, допущенные к формированию, подписанию, обработке и хранению ЭМД, несут ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка в соответствии с законодательством Российской Федерации, трудовым договором и должностной инструкцией.
9.2. Ответственность за достоверность сведений, содержащихся в ЭМД, несет медицинский работник, подписавший данный документ своей электронной подписью.
9.3. Ответственность за организацию и техническое обеспечение процессов формирования, подписания, регистрации, хранения и резервного копирования ЭМД, а также за защиту информации в МИС несет структурное подразделение информационных технологий Медицинской организации.
9.4. Нарушение установленного настоящим Порядком порядка ведения медицинской документации в электронной форме влечет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации, включая дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
9.5. Контроль за соблюдением настоящего Порядка осуществляется руководителем Медицинской организации либо уполномоченным им должностным лицом на постоянной основе, в том числе посредством проведения внутренних проверок (аудитов) ведения медицинской документации в электронной форме.
9.6. Настоящий Порядок подлежит пересмотру при изменении законодательства Российской Федерации в сфере охраны здоровья, электронной подписи и защиты информации, а также по решению руководителя Медицинской организации.
